BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KOTA MATARAM

PROFIL

Bagian Humas dan Protokol, sebelumnya merupakan Kantor Informasi dan Komunikasi Kota Mataram yang dibentuk berdasarkan Perda Kota Mataram Nomor 5 Tahun 2008 tentang Pembentukan Susukan Organisasi Perangkat Daerah Kota Mataram, yang merupakan salah satu bagian pada Sekretarriat Daerah Kota Mataram dibawah Koordinasi Asisten Administrasi Umum Setda Kota Mataram.

GAMBARAN PELAYANAN BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

Dengan diberlakukannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah, memberi kewenangan lebih besar kepada daerah untuk melaksanakan kegiatan pelayanan kepada masyarakat. Daerah dituntut untuk lebih mandiri dan menentukan aktivitas yang akan dilaksanakan.

Adanya beberapa kebijakan yang dikeluarkan oleh Pemerintah menimbulkan perbedaan penafsiran dalam masyarakat. Hal ini dapat terjadi disebabkan antara lain karena kurangnya keseriusan dan kesinambungan aparat melakukan sosialisasi tentang kebijakan tersebut sehingga menimbulkan reaksi penafsiran yang pro-kontra. Hal ini dapat dikatakan sebagai salah satu bukti akan kurangnya perhatian dari kalangan-kalangan yang terkait terhadap peran penting dari informasi dan komunikasi.

Ketepatan pencapaian informasi yang berskala lokal merupakan kewenangan Pemerintah Daerah setempat. Kemajuan yang pesat di bidang informasi dan komunikasi membawa akibat pada para praktisi di bidang tersebut untuk dapat merespon dan mereaktualisasi peranan dan fungsinya agar sesuai dengan perubahan yang terjadi.

Bertitik tolak dari hal-hal tersebut di atas maka untuk ke depan, peran serta Bagian Humas dan Protokol sangat penting guna menjembatani setiap bentuk informasi dan komunikasi yang berkembang baik oleh Pemerintah kepada masyarakat atau sebaliknya dan antar masyarakat itu sendiri. Bagian Humas dan Protokol berusaha meningkatkan kualitas pelayanan informasi dan komunikasi melalui berbagai upaya penyebarluasan informasi pennyelenggaraan pemerintahan daerah dan pelayanan informasi publik yang berkualitas.

TUGAS DAN  FUNGSI

Sesuai Peraturan Walikota Mataram Nomor 17 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Mataram Nomor 32 Tahun 2016 tentang Kedudukan , Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Mataram, Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Mataram merupakan unsur staf, yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi Sub Bagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan, Sub Bagian Dokumentasi dan Publikasi dan Sub Bagian Hubungan Masyarakat.

Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Mataram berada di bawah koordinasi dan bertanggung jawab kepada Asisten Administrasi Umum memiliki tugas pokok dan fungsi sebagai berikut:

• Tugas Pokok:
• enyiapkan perumusan kebijakan, mengkoordinasikan pelaksanaan  tugas dan fungsi, pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumber daya di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan
• Fungsi :

1. Pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu, serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan;
2. Pelaksanaan koordinasi dan penyusunan program kegiatan serta petunjuk teknis dibidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan;
3. Pelaksanaan pembinaan teknis, administrasi, serta sumber daya di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan;
4. pelaksanaan pemrosesan administrasi perizinan perjalanan dinas luar negeri bagi pejabat dan pegawai pemerintah daerah, pimpinan serta anggota DPRD;
5. pelaksanaan Juru Bicara Walikota dan Pemerintah Daerah;
6. pelaksanaan penyiapan perumusan kebijakan di bidang penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan;
7. pelaksanaan  monitoring  dan  evaluasi  penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang  penyelenggaraan kehumasan Walikota dan Wakil Walikota, penyelenggaraan keprotokolan, penyelenggaraan acara dan tamu serta penyelenggaraan dokumentasi dan publikasi, komunikasi publik dan tata usaha pimpinan; dan
8. pelaksana tugas-tugas lain yang diberikan oleh Asisten.

RINCIAN TUGAS DAN FUNGSI MASING-MASING SUB BAGIAN

1. Sub Bagian Protokol dan Tata Usaha Pimpinan

Tugas :

Menyiapkan koordinasi pembinaan  dan petunjuk pelaksanaan kebijakan pelayanan keprotokolan dan Tata Usaha Pimpinan, tata acara, pelayanan  tamu dan urusan undangan.

Fungsi :

1. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Sub Bagian;
2. penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dan  kerjasama dengan instansi lain di bidang keprotokolan dan tata usaha pimpinan;
3. penyiapan bahan pelaksanaan penyiapan dan pengaturan acara pimpinan pemerintah daerah;
4. penyiapan bahan pelaksanaan persiapan dan memperlancar tugas serta kegiatan pimpinan pemerintah daerah;
5. penyiapan bahan pelaksanaan acara penerimaan  kunjungan tamu VIP/VVIP dan tamu lainnya ke pemerintah daerah;
6. pelaksanaan pelayanan keprotokolan kepada instansi pemerintah/non pemerintah yang membutuhkan;
7. menyiapkan  bahan  keperluan  yang  berkaitan  dengan perlengkapan dan kelengkapan acara/upacara,  mengatur ruang dan tata tempat pelaksanaan rapat dinas serta resepsi pimpinan;
8. menyiapkan bahan koordinasi persiapan dan gladi lapangan dalam acara kenegaraan/acara resmi;
9. menyiapkan  bahan  laporan  pimpinan  serta  buku  panduan acara upacara baik secara kenegaraan maupun resmi;
10. menyiapkan  koordinasi  gladi  lapangan,  dan  mengatur  tata tempat,  tata  upacara  dan  tata  penghormatan  dalam  acara resmi dan acara kenegaraan;
11. menyiapkan  koordinasi  para  ajudan  pimpinan  pemerintah daerah;
12. mendokumentasikan  acara  kegiatan  pimpinan  pemerintah daerah;
13. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi program kegiatan dan penyelenggaraan pembinaan teknis, administrasi dan sumber daya urusan tata usaha Walikota dan Wakil Walikota;
14. penyiapan bahan pelaksanaan pembelian dan pengadaan alat tulis kantor dan barang cetakan serta barang tertentu yang sifatnya mendesak untuk kebutuhan Walikota dan Wakil Walikota;
15. penyiapan bahan pelaksanaan penelitian permintaan pembayaran belanja alat tulis kantor dan barang cetakan serta barang tertentu yang sifatnya mendesak untuk kebutuhan Walikota dan Wakil Walikota;
16. menyiapkan bahan laporan pertanggungjawaban belanja alat tulis kantor dan barang cetakan untuk kebutuhan Walikota dan Wakil Walikota;
17. menyiapkan tanda kenang-kenangan (souvenir);
18. menyiapkan  bahan  koordinasi  persiapan  penerimaan, akomodasi dan transportasi kunjungan bagi tamu VIP, VVIP dan tamu lainnya;
19. menyiapkan  bahan  rencana  agenda  kunjungan  tamu  dan perjalanan dinas pimpinan;
20. menyiapkan  bahan  pelaporan  kegiatan  tamu  VIP, VVIP  dan tamu lainnya; 
21. menyiapkan  dan  memproses  undangan  kegiatan  Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, tamu  negara/resmi  dan  pejabat negara/pemerintah lainnya;
22. melakukan koordinasi dengan staf pimpinan dan Perangkat Daerah terkait mengenai rencana kegiatan;
23. mendistribusikan dan memonitor pengiriman undangan dan kehadiran pejabat yang diundang;
24. menghimpun  dan  memelihara  data  nama  dan  alamat  para pejabat dan para tokoh masyarakat yang dipandang perlu;
25. menyiapkan  undangan  upacara  rutin,  senam,  dan  apel pengarahan di Lingkungan Sekretariat Daerah; dan
26. melaksanakan tugas-tugas lain yang di berikan oleh Kepala Bagian.

1. Sub Bagian Dokumentasi dan Publikasi

Tugas :

Menyiapkan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria, dan pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta pemantauan, evaluasi, dan pelaporan terkait fungsi pelayanan informasi publik meliputi kegiatan pemberitaan, pendokumentasian dan publikasi kegiatan/kebijakan Walikota/Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah.

Fungsi :

1. penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Sub Bagian;
2. mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan Pemerintah Daerah dan bahan pelaksanaan  koordinasi dalam bidang publikasi dan dokumentasi;
3. menyiapkan bahan dokumentasi kegiatan Pimpinan Daerah dalam bentuk foto, audio visual atau rilis berita dan mengelola kliping berita media cetak;
4. pelaksanaan peliputan dan pendokumentasian kegiatan Pimpinan Daerah;
5. pengumpulan data dan informasi mengenai pendapat, opini, sikap dan kegiatan masyarakat terhadap pelaksanaan kegiatan Pimpinan Daerah;
6. penyiapan bahan dan pengelolaan majalah Pemerintah Daerah;
7. pelaksanaan pengolahan dan penyajian pemberitaan dan dokumentasi;
8. melaksanakan penyiapan bahan tanggapan berita dan klarifikasi masalah;
9. melaksanakan penyiapan bahan dan pengelolaan desiminasi informasi media luar ruang;
10. melaksanakan penyiapan bahan pemberian ucapan selamat dan duka cita Walikota dan Wakil Walikota kepada pihak-pihak yang dipandang perlu;
11. menyiapkan, menyimpan dan memelihara peralatan dan hasil dokumentasi;
12. melaksanakan pengelolaan dan pelayanan tata usaha Bagian; dan
13. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.

1. Sub Bagian Hubungan Masyarakat

Tugas :

mengendalikan  dan penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan, penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria, dan pemberian bimbingan teknis dan supervisi, serta pemantauan, evaluasi, dan pelaporan terkait fungsi kehumasan dan layanan hubungan media di Kota.

Fungsi :

1. melaksanakan penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Program Kerja Sub Bagian;
2. menyiapkan layanan pengaduan masyarakat, pengelolaan hubungan dengan media (media relations), penyediaan bahan komunikasi bagi pimpinan daerah (briefing notes, press release, backgrounders);
3. menyiapkan bahan pelaksanaan  koordinasi hubungan masyarakat;
4. penyiapan  bahan pembinaan, petunjuk pelaksanaan dan perumusan kebijakan di bidang kehumasan;
5. menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi penyiapan materi untuk siaran pers dan media massa;
6. menyiapkan bahan pelaksanaan penyelenggaraan kerja sama dengan media massa;
7. menyiapkan bahan pelaksanaan koordinasi penyebarluasan informasi dan sosialisiasi kebijakan Pemerintah Daerah melalui media massa;
8. penyebarluasan  informasi pembangunan dalam bentuk sosialisasi dan himbauan;
9. melaksanakan analisa terhadap informasi dan berita media massa;
10. menyiapkan bahan penyajian informasi melalui media massa;
11. menyiapkan  bahan  kerjasama  dengan pengelola  media massa;
12. menyiapkan bahan himpunan dan  mendokumentasikan naskah-naskah  pidato Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah;
13. menyiapkan bahan penerimaan kunjungan kerja legislatif dan eksekutif;
14. menyiapkan bahan dan pengelolaan buku tahunan Pemerintah Daerah; dan
15. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian.